紙やマイクロフィルムのみの保管になっている過去の原簿についてバックアップを取りたい
- マイクロフィルム
- 文書管理システム
永年保存が必要な原稿を１つの媒体のみで保存することがリスクになっている
マイクロリーダーの保守切れや製造中止が起きることで、マイクロフィルムが見られなくなる可能性がある
マイクロフィルムに記録した学籍・成績原簿からひとりの卒業生を探すことに、非常に手間と時間が非常に掛かっている
保存媒体を分散したことにより、災害へのリスク対策を行うことができた
マイクロリーダーの利用が不要となり、検索にかかるタイムコストや保守にかかるコストを削減できた
電子化データをi-fileに登録することにより、学籍番号で検索が可能となり、業務効率が向上した
ご導入内容とお客さまの状況
お客さま：A大学様
対象帳票：学籍・成績原簿等
数量 ：約20万コマ（約200巻）
作業期間：3か月
導入前の課題と背景
・電子データでのバックアップ
2011年以降、学籍原簿・成績原簿等の永年保管の文書を大量に抱えた大学では、今後の災害に備えて、紙やマイクロフィルムのみの保管になっている過去の原簿についてバックアップを取りたいという動きがありました。
永年保存が必要な原稿については、長期保存を実現するために、ひとつの媒体のみで保存することはリスクになります。
そのため、紙やマイクロフィルムという媒体のみで保存している原簿について、電子化を行い、保存媒体を分散させるということが電子化の背景になります。
また、同時にマイクロリーダーも多くのメーカーが撤退（製造中止）している背景もあり、マイクロフィルムで保存しているものを電子化する理由が強くなりました。
・証明書発行の問合せ対応の業務効率化
月に2～３回ほど、アナログ管理になっている時代の卒業生からの証明書発行の問い合わせが大学学事（教務）の部署で発生しています。検索頻度は少ないものの、莫大なボリュームの紙やマイクロフィルムの学籍・成績原簿からひとりの卒業生を検索することは手間と時間が非常に掛かります。場合によってはひとりの検索に半日を要することもあるほどでした。そのため、問い合わせ業務の効率化を図るという理由からも電子化を検討することとなりました。
＜電子化前の業務フロー図＞
導入効果
電子化の実施とi-file導入によって、下記効果を実現しました。
１．業務効率化とコスト削減
従来マイクロリーダーで行なっていた検索作業は電子化データをi-fileに登録することにより、学籍番号で検索が可能となり、格段に問い合わせ業務が効率化されました。
これによってそれにかかっていた対応コストとマイクロリーダーの保守が不要となりコストが削減されました。
２ ．永年保管の実現の可能性
アナログとデジタル双方の媒体で保存したことによって、ISO11506に記された長期保存（100年）の実現に向けた体制を取ることができ、今後首都圏で懸念されている災害への対策を行うことができました。
＜電子化後の業務フロー図＞
